Varautuminen kannattaa: painettu tieto turvaa yrityksen toiminnan

Hoida asiat ajoissa, varautuminen on viisautta

Sähkökatkot, verkkohäiriöt ja muut poikkeustilanteet voivat pysäyttää yrityksen arjen hetkessä.
Kun virta katkeaa ja ruudut pimenevät, yksi asia toimii aina – painettu tieto kirjallisena yksissä kansissa.

Hyvin suunniteltu ja ajantasainen varautumissuunnitelma varmistaa, että yritys pystyy jatkamaan toimintaansa myös silloin, kun digitaaliset järjestelmät eivät ole käytettävissä. Painetut, kirjalliset ohjeet kuvineen, lomakkeet ja pelastuskartat ovat konkreettinen turvaverkko, joka ei tarvitse sähköä tai verkkoyhteyttä, vain selkeän rakenteen ja helpon käytettävyyden.

---

Painetut ohjeet ja kansiot osana yrityksen varautumista

Suurin osa yritysten tiedosta ja prosesseista on nykyään sähköisessä muodossa. Jokainen kuitenkin tietää, miten nopeasti verkko tai sähkö voi yllättäen kaatua.
Painettu varautumissuunnitelma toimii silloin, kun sähköinen järjestelmä ei toimi.

Yrityksen varautumiskansioon tai ohjevihkoon kannattaa koota ainakin:

• Yhteystiedot ja vastuuhenkilöluettelot
• Toimintaohjeet sähkökatkon tai muun häiriön varalle
• Pelastussuunnitelmat ja poistumiskartat
• Tilaus-, rahti- ja huoltolomakkeet
• Tärkeimmät sopimukset ja hinnastot

Painettu aineisto voi olla kirja, vihko tai kansio, ja erityisesti kansio on hyvä ratkaisu, sillä sen sisältöä voi helposti päivittää ja täydentää.
Kun varautumisen tiedot ovat yhdessä paikassa ja helposti saatavilla, toiminnan jatkuvuus yrityksessä paranee merkittävästi.

---

Paperinen tieto toimii aina, myös sähkökatkoissa

Painetun ohjeen etuna on sen välitön käytettävyys:
ei salasanoja, ei kirjautumisia, ei järjestelmävirheitä, vain tieto, joka on heti käsillä.

Yrityksen oma toiminnan jatkuvuussuunnitelma (Business Continuity Plan) eli varautumiskansio on erinomainen esimerkki painotuotteesta, joka tuo turvaa, selkeyttä ja varmuutta poikkeustilanteissa. Painetut versiot varmistavat, että tieto kulkee henkilöstölle myös silloin, kun sähköinen viestintä on poikki.

Tampereen Offsetpalvelussa toteutamme esimerkiksi:

• Yrityksen oman varautumissuunnitelman
• Täytettävät lomakkeet ja tarkistuslistat
• Pelastuskartat ja turvallisuusohjeet
• Kestävät ja säänkestävät versiot ulko- ja tuotantotiloihin

Varautuminen tuo liiketoimintahyötyä ja kilpailuetua

Yritys, joka on varautunut, toipuu kriiseistä nopeammin, säilyttää asiakkaidensa luottamuksen ja pystyy palvelemaan silloinkin, kun muut vielä etsivät ratkaisuja.
Painetut varautumismateriaalit ovat pieni mutta merkittävä osa tätä kokonaisuutta, sillä ne yhdistävät tiedon, käytännöllisyyden ja turvallisuuden.

Kirjalliset ohjeet ja lomakkeet eivät ainoastaan lisää turvallisuutta, vaan ne myös edistävät liiketoimintaa.
Kun henkilöstö tietää, miten toimia poikkeustilanteessa, aikaa ei kulu turhaan ja toiminta pysyy käynnissä.
Se tarkoittaa parempaa palvelua, pienempiä katkoja ja vahvempaa kilpailuetua.

---

Tampereen Offsetpalvelu toteuttaa varautumismateriaalit

Tampereen Offsetpalvelu suunnittelee ja painaa yrityksille varautumiskansiot, ohjevihkot ja lomakkeet, jotka kestävät käyttöä ja aikaa.
Olipa kyse ohjekirjasta tai varautumiskansiosta, teemme aineistonne pohjalta siitä selkeän, kestävän ja tyylikkään sillä painettu tieto on paras varmuuskopio.
Kun yritys varmistaa kriittisen tiedon tallentamisen kirjallisena, se varautuu viisaasti ja säilyttää toimintakykynsä, vaikka sähkökatko venyisi tai verkko kaatuisi.

Ota yhteyttä, varaudu ja varmista yrityksesi kriittisten tietojen säilyminen myös häiriötilanteissa!